Demander un jour de congé peut parfois sembler délicat, mais avec un email bien rédigé, vous mettez toutes les chances de votre côté. Découvrez nos conseils et exemples de modèles d’email pour obtenir facilement votre jour de congé.
Quand envoyer votre demande de jour de congé par email
Il est important de respecter le délai prévu par votre entreprise ou votre contrat pour envoyer votre demande de congé. En général, il est recommandé de la faire au moins 2 semaines à l’avance, sauf en cas d’urgence ou d’imprévu.
Pensez aussi à tenir compte du planning et de la charge de travail de votre équipe. Évitez de demander un congé lors des périodes de forte activité ou lorsque plusieurs collègues sont déjà en vacances.
Éléments indispensables à inclure dans votre email de demande de congé
Pour que votre demande soit claire et complète, voici les informations à mentionner dans votre email :
- Un objet explicite comme « Demande de congé du 15 au 19 mai 2023 »
- Les dates exactes et le nombre de jours demandés
- Le motif : vacances, raisons personnelles, santé, événement familial…
- L’état d’avancement de vos projets et tâches en cours
- Le nom des collègues qui vous remplaceront ou la délégation de vos dossiers
- Vos coordonnées en cas d’urgence pendant votre absence
Règles de formulation et de ton pour une demande de congé convaincante
Le ton de votre email doit être professionnel, poli et courtois. Exprimez votre gratitude et reconnaissez l’impact de votre absence sur l’équipe.
Rassurez sur les mesures prises pour assurer la continuité de l’activité pendant votre congé. Utilisez des formules de politesse pour introduire et conclure votre email.
Voici quelques exemples d’expressions à utiliser :
| Objectif | Expressions |
|---|---|
| Être poli | Je vous serais reconnaissant(e) d’accepter… ; Je vous remercie par avance… |
| Rassurer | J’ai pris toutes les dispositions nécessaires… ; Mes dossiers seront gérés par… |
| Montrer sa gratitude | Je suis conscient(e) de l’impact de mon absence… ; Je vous remercie pour votre compréhension… |
3 modèles d’email pour demander un congé dans différentes situations
Adaptez votre email selon le type de congé demandé et votre situation. Voici 3 modèles qui peuvent vous inspirer.
Modèle de demande de congés payés classiques
Objet : Demande de congés payés du 1er au 15 août 2023
Bonjour [Nom de votre responsable],
Je souhaite poser mes congés payés du 1er au 15 août 2023, soit 10 jours ouvrés.
Tous mes dossiers seront à jour avant mon départ. J’ai convenu avec [Nom du collègue] qu’il assurerait le suivi des affaires courantes pendant mon absence. Je serai joignable en cas d’urgence au 06 XX XX XX XX.
Je vous remercie par avance pour votre réponse.
Bien cordialement,
[Votre nom]
Modèle de demande de RTT ou récupération
Objet : Demande de RTT le vendredi 9 juin 2023
Bonjour [Nom de votre responsable],
Je souhaiterais prendre un jour de RTT le vendredi 9 juin pour un événement familial.
J’ai vérifié que cela ne posait pas de
problème avec le planning de l’équipe. Je m’organiserai pour avancer au maximum mes dossiers avant mon absence.
Merci de me confirmer votre accord.
Bien cordialement,
[Votre nom]
Modèle de demande de congé de dernière minute pour urgence personnelle
Objet : Demande de congé urgent pour raison familiale
Bonjour [Nom de votre responsable],
Je dois malheureusement faire face à une urgence familiale (hospitalisation d’un proche) qui nécessite que je m’absente dès demain, le [date], et ce jusqu’au [date], soit [nombre] jours.
Je suis conscient(e) du caractère soudain de cette demande. J’ai briefé [Nom du/des collègue(s)] sur les dossiers prioritaires à suivre. Je reste joignable en cas de besoin urgent au 06 XX XX XX XX.
Je vous remercie pour votre compréhension.
Bien cordialement,
[Votre nom]
Que faire en cas de refus de votre demande de congé
Si votre demande est refusée, demandez poliment des explications sur les raisons. Voyez s’il est possible de trouver un compromis sur d’autres dates.
Renseignez-vous aussi sur vos recours possibles selon le code du travail et votre convention collective. Un refus doit être justifié et votre employeur doit respecter vos droits aux congés.
Astuces pour augmenter vos chances d’obtenir votre jour de congé
Voici quelques conseils supplémentaires pour mettre toutes les chances de votre côté :
- Mettez en avant le motif s’il est important (mariage, naissance…)
- Montrez que vous anticipez votre absence (dossiers à jour, travail délégué…)
- Proposez de travailler un peu plus avant ou après si nécessaire
- Rappelez diplomatiquement vos droits si la demande est légitime
Conclusion
Pour résumer, voici les bonnes pratiques essentielles pour rédiger une demande de congé par email :
- Respectez les délais et procédures de votre entreprise
- Incluez toutes les informations clés (dates, motif, organisation…)
- Adoptez un ton poli, professionnel et reconnaissant
- Rassurez sur la continuité de l’activité pendant votre absence
- Utilisez des modèles adaptés à votre situation
- En cas de refus, restez constructif et ouvert au dialogue
- N’hésitez pas à rappeler vos droits si nécessaire
La communication et le respect des procédures sont essentiels pour une demande de congé réussie. En préparant bien votre email, vous montrez votre professionnalisme et votre engagement envers votre entreprise.
Avec un message clair, poli et bien argumenté, vous mettez toutes les chances de votre côté pour obtenir le précieux sésame : votre jour de congé !
Alors inspirez-vous de nos conseils et exemples pour rédiger dès maintenant votre propre email de demande de congé. Et profitez bien de votre jour de repos, vous l’avez bien mérité !
